Regulamin współpracy – Fotograf Od Rzeczy

Regulamin współpracy – Fotograf Od Rzeczy

Wstęp

Cześć! Proszę o zapoznanie się i zaakceptowanie poniższych warunków współpracy przed podjęciem działań fotograficznych i zleceniem mi usług. Działam pod szyldem „Fotograf od Rzeczy” w ramach spółki Notofoto Studio. Złożenie zlecenia jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

---

1. Postanowienia ogólne i Komunikacja

1.1. Niniejszy regulamin określa zasady współpracy pomiędzy firmą Notofoto Studio sp. z o. o. z siedzibą przy ul. Władysława Grabskiego 100/31, 35-312 Rzeszów, NIP: 8133804144 (zwaną dalej „Wykonawcą”), a podmiotami zlecającymi usługi fotograficzne (zwanymi dalej „Zamawiającym” lub „Klientem”).

1.2. Wykonawca świadczy usługi z zakresu fotografii produktowej (packshot), reklamowej, aranżowanej oraz tworzenia treści z wykorzystaniem narzędzi AI.

1.3. Ustalenia poczynione drogą mailową lub w dedykowanej umowie, które są odmienne od niniejszego Regulaminu, mają pierwszeństwo przed jego zapisami.

1.4. Forma kontaktu (Priorytet E-mail):
Podstawowym i jedynym wiążącym kanałem komunikacji w sprawach ustaleń zakresu zlecenia, wyceny, akceptacji zdjęć oraz zgłaszania poprawek jest poczta elektroniczna (e-mail).
Wszelkie ustalenia poczynione telefonicznie, osobiście lub za pośrednictwem komunikatorów (Messenger, WhatsApp, Signal itp.) muszą zostać potwierdzone mailowo pod rygorem nieważności. Wykonawca nie bierze odpowiedzialności za przeoczenie wytycznych przesłanych innymi kanałami niż e-mail.

2. Zamówienia i Specyfikacja Techniczna (Deliverables)

2.1. Warunkiem rozpoczęcia współpracy jest przesłanie przez Klienta zapytania oraz akceptacja wyceny przedstawionej przez Wykonawcę.

2.2. Brief: Klient zobowiązany jest do dostarczenia precyzyjnych wytycznych (tzw. Briefu) drogą mailową przed rozpoczęciem sesji. Brief powinien zawierać: przykłady oczekiwanych zdjęć (inspiracje), specyfikację kadrowania, informację o pożądanym oświetleniu i tle. W przypadku braku Briefu, Wykonawca realizuje zlecenie zgodnie z własną wizją artystyczną i standardami branżowymi.

2.3. Format plików: Standardowym produktem końcowym są pliki cyfrowe w formacie JPG lub PNG (w zależności od ustaleń), w rozdzielczości 72 DPI lub 300 DPI, przygotowane do publikacji w Internecie.

2.4. Pliki RAW: Wykonawca nie udostępnia surowych plików RAW ani plików roboczych (PSD/TIFF), chyba że zostało to wyraźnie ustalone w wycenie i objęte dodatkową opłatą.

3. Wynagrodzenie, Płatności i Windykacja

3.1. Stawki za usługi ustalane są indywidualnie lub na podstawie aktualnego cennika dostępnego na stronie. Ceny podane w ofercie są cenami brutto (Wykonawca korzysta ze zwolnienia z VAT lub wystawia Fakturę VAT – zgodnie z aktualnym statusem podatkowym).

3.2. Zadatek: Przy zleceniach o wartości powyżej 1000 zł lub wymagających rezerwacji studia na wyłączność, Wykonawca zastrzega sobie prawo do pobrania bezzwrotnego zadatku w wysokości 30-50% wartości zlecenia przed przystąpieniem do prac.

3.3. Rozliczenie końcowe: Po akceptacji zdjęć (zgodnie z pkt 4), Wykonawca wystawia fakturę końcową z terminem płatności 3 do 7 dni (zgodnie z ustaleniami). Termin płatności wskazany na fakturze jest terminem ostatecznym wpływu środków na konto Wykonawcy.

3.4. Zastrzeżenie praw autorskich (Brak licencji przed wpłatą):
Przeniesienie autorskich praw majątkowych lub udzielenie licencji na wykorzystanie materiałów następuje wyłącznie z chwilą zaksięgowania pełnej kwoty wynagrodzenia na rachunku bankowym Wykonawcy. Do momentu pełnej zapłaty Klient nie ma prawa publikować, rozpowszechniać ani wykorzystywać komercyjnie otrzymanych materiałów. Wykorzystanie zdjęć przed opłaceniem faktury stanowi naruszenie praw autorskich i wiąże się z odpowiedzialnością cywilną oraz karną.

3.5. Opóźnienia w płatnościach, Rejestry Długów i Sprzedaż Wierzytelności:
W przypadku braku płatności w terminie, Wykonawca podejmuje natychmiastowe kroki windykacyjne. Klient akceptuje, że:

• Zostanie obciążony maksymalnymi odsetkami ustawowymi oraz zryczałtowaną kwotą rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 EUR) zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
• W przypadku bezskutecznej windykacji polubownej, dane Klienta zostaną przekazane do Biur Informacji Gospodarczej (np. KRD, BIG InfoMonitor), co skutkuje wpisem do rejestru dłużników.
• Wykonawca zastrzega sobie prawo do sprzedaży wierzytelności (faktury) wyspecjalizowanym podmiotom windykacyjnym lub funduszom sekurytyzacyjnym (cesja wierzytelności), co wiąże się z utratą możliwości negocjacji z Wykonawcą.

3.6. Klauzula ostrożnościowa (100% przedpłaty):
Jeżeli Klient przy pierwszej współpracy lub przy jakimkolwiek kolejnym zleceniu nie ureguluje płatności w wyznaczonym terminie, realizacja każdej następnej usługi dla tego Klienta będzie możliwa wyłącznie po dokonaniu przedpłaty w wysokości 100% ustalonego wynagrodzenia przed rozpoczęciem prac.

3.7. Wstrzymanie prac:
W przypadku opóźnienia w płatności za jakikolwiek etap prac lub poprzednie zlecenia, Wykonawca ma prawo natychmiast wstrzymać wszelkie bieżące prace nad innymi zleceniami tego samego Klienta do momentu uregulowania zaległości.

3.8. Klienci zagraniczni:
Podmioty zarejestrowane poza granicami Polski zobowiązane są do opłacenia 100% wartości zlecenia (na podstawie faktury proforma) przed rozpoczęciem prac.

4. Realizacja, Akceptacja i Poprawki

4.1. Po wykonaniu sesji, Wykonawca przesyła Klientowi zdjęcia (surowe lub po wstępnej selekcji) ze znakiem wodnym do wglądu i wyboru ujęć.

4.2. Poprawki (Retusz): W cenie zlecenia zawarta jest jedna tura standardowych poprawek (retuszu). Przez turę poprawek rozumie się jedną, zbiorczą wiadomość e-mail z listą uwag do przesłanych materiałów.

4.3. Kolejne zmiany: Wszelkie kolejne tury poprawek, a także zmiany wynikające ze zmiany koncepcji Klienta po wykonaniu zdjęć (niezgodne z pierwotnym Briefem), są dodatkowo płatne według stawki godzinowej pracy grafika.

4.4. Reshoot (Powtórzenie sesji): Bezpłatne powtórzenie sesji przysługuje wyłącznie w przypadku, gdy zdjęcia są niezgodne z dostarczonym pisemnym Briefem lub zawierają błędy techniczne.

4.5. Zmiana koncepcji: Jeśli zdjęcia są poprawne technicznie i zgodne z Briefem, a Klient chce zmienić koncepcję (np. inny kąt, inne światło, zmiana produktu), ponowna sesja jest płatna w 100%.

4.6. Charakter usługi a reklamacje (Płatność za czas i umiejętności):
Klient przyjmuje do wiadomości, że fotografia jest utworem o charakterze artystycznym, a usługa polega na poświęceniu czasu i umiejętności Wykonawcy. Subiektywna ocena estetyczna Klienta („nie podoba mi się”), w sytuacji gdy zdjęcia są poprawne technicznie i zgodne z dostarczonym Briefem, nie zwalnia z obowiązku zapłaty 100% wynagrodzenia. Przepisy dotyczące zwrotu towarów fizycznych nie mają tu zastosowania.

4.7. Milcząca akceptacja: Brak zgłoszenia uwag przez Klienta w terminie 5 dni roboczych od przesłania materiałów uznaje się za ich akceptację.

5. Logistyka i Odpowiedzialność za Produkty

5.1. Produkty do sesji dostarczane są na koszt i ryzyko Klienta (kurier, dostawa osobista).

5.2. Bezpieczeństwo: Wykonawca dokłada wszelkich starań, aby dbać o powierzone mienie. Odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia za dane zlecenie lub do kwoty ubezpieczenia OC. Produkty o wartości powyżej 5000 zł muszą być dodatkowo ubezpieczone przez Klienta.

5.3. Zużycie produktów: Klient akceptuje fakt, że proces fotografowania może wiązać się z naruszeniem opakowań, usunięciem folii ochronnych lub drobnym zużyciem produktów.

5.4. Odbiór i Magazynowanie (Zabezpieczenie płatności):
Produkty odsyłane są na koszt Klienta (kurierem zamówionym przez Klienta) dopiero po zaksięgowaniu płatności za fakturę końcową. Wykonawca ma prawo wstrzymać wydanie towaru do momentu uregulowania należności.

5.5. Nieodebrane towary: W przypadku nieodebrania produktów lub braku opłacenia faktury w terminie 30 dni od zakończenia zlecenia, Wykonawca ma prawo do naliczania opłaty magazynowej (50 zł netto/tydzień) lub utylizacji produktów na koszt Klienta.

6. Prawa Autorskie i Własność Intelektualna

6.1. Standardowe Packshoty (zdjęcia na białym tle): Z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia (patrz pkt 3.4), Wykonawca przenosi na Klienta autorskie prawa majątkowe do wykonanych zdjęć packshotowych, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na polach eksploatacji obejmujących: utrwalanie, zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, publiczne udostępnianie (Internet, e-commerce, social media, druk).

6.2. Fotografia Reklamowa (aranżowana) i Wideo: W przypadku sesji wizerunkowych, aranżowanych i kreatywnych, Wykonawca udziela Klientowi licencji wyłącznej na okres 5 lat (chyba że umowa stanowi inaczej) bez ograniczeń terytorialnych (Worldwide). Przeniesienie pełni praw majątkowych do zdjęć reklamowych wymaga osobnej wyceny.

6.3. Materiały AI: W przypadku usług generowania obrazów AI, Wykonawca udziela prawa do korzystania z grafik w zakresie dopuszczalnym przez regulaminy narzędzi AI, bez gwarancji wyłączności autorskiej.

6.4. Portfolio Wykonawcy: Wykonawca zachowuje prawo do wykorzystania wykonanych materiałów w swoim portfolio w celach promocji własnej twórczości.

7. Ochrona Danych i Poufność

7.1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Notofoto Studio sp. z o. o. Dane przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji umowy.

7.2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności informacji o produktach Klienta, które nie miały jeszcze premiery rynkowej, pod warunkiem wyraźnego zastrzeżenia takiej poufności.

8. Postanowienia Końcowe

8.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o Prawie autorskim.

8.2. Siła wyższa: Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie usługi wynikające z działania siły wyższej. Ustalany jest wtedy nowy termin realizacji.

8.3. Wszelkie spory będą rozstrzygane w pierwszej kolejności na drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym jest sąd siedziby Wykonawcy.

8.4. Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu. Do zleceń przyjętych przed zmianą stosuje się wersję obowiązującą w dniu akceptacji zlecenia.

Ostatnia aktualizacja: 7 Stycznia 2026